QR-Code-Warteschlangensystem ohne App einrichten: Schritt für Schritt

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Eine virtuelle Warteschlange ersetzt die Schlange vor Ort durch eine Nummer auf dem Handy. Statt in der Reihe zu stehen, scannen Besucher einen QR-Code, sichern sich ihren Platz und warten, wo sie möchten. Sind sie an der Reihe, meldet sich die Seite auf ihrem Handy. Da die Warteschlange im Browser öffnet, muss niemand etwas installieren oder ein Konto anlegen.

Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie eine solche Warteschlange von Grund auf einrichten, und welche Entscheidungen Sie vor dem ersten vollen Tag treffen sollten.

Was Sie brauchen

  • Ein Handy oder Tablet mit Browser für das Personal
  • Ein QR-Wait-Konto; die ersten 1000 Tickets sind kostenlos
  • Optional einen ausgedruckten QR-Code für Tür oder Wand

Ticketautomat, Anzeigetafel oder Pager sind nicht nötig.

1. Die Art der Warteschlange passend zum Angebot wählen

Die richtige Art hängt davon ab, worauf Besucher warten:

  • Plätze eignet sich für gleichwertige Plätze, etwa Liegen, Sitze im Bus oder Plätze auf einer Bootstour. Sie geben ein, wie viele Plätze frei wurden, und die nächsten Gruppen werden aufgerufen.
  • Tische ist für Restaurants gedacht. Sie geben die Größe des frei gewordenen Tisches ein, und die erste wartende Gruppe, die passt, wird aufgerufen.
  • Schalter ist für eine Warteschlange, die von mehreren Schaltern bedient wird. Jede Person am Schalter tippt auf „Nächste aufrufen“, und Besucher erfahren beim Aufruf, zu welchem Schalter sie gehen sollen.

Plätze und Tische lassen sich außerdem in Bereiche aufteilen, etwa drinnen und draußen. Besucher wählen alle Bereiche, die für sie in Frage kommen, und jeder Bereich rückt für sich vor.

2. Festlegen, wo der QR-Code hängt

Sie haben zwei Möglichkeiten. Der Bildschirm des Personals kann einen wechselnden Code zeigen, der sich alle 15 bis 75 Sekunden ändert und jeweils 1 bis 5 Minuten gültig ist. Ein Screenshot im Gruppenchat verfällt schnell, wer sich anstellen will, muss also vor Ort sein. Oder Sie drucken einen festen Code für Tür oder Wand aus, praktisch, wenn niemand am Eingang steht.

3. Die Warteschlange vor Ort halten

Fair ist eine virtuelle Warteschlange nur, wenn sich niemand von zu Hause aus anstellen kann. Schalten Sie die Standortprüfung ein, damit das Handy in der Nähe der Warteschlange sein muss. Bezugspunkt kann ein fester Punkt auf der Karte sein oder der Live-Standort des Personals, ideal, wenn Ihre Leute am Strand oder auf dem Gelände unterwegs sind.

4. Regeln vor dem Ansturm festlegen

Ein paar Einstellungen ersparen später Diskussionen:

  • Maximale Gruppengröße. Ein Handy, ein Platz, mit einer Obergrenze, für wie viele Personen er gilt.
  • Zeit zum Erscheinen. Geben Sie aufgerufenen Gruppen 3 bis 30 Minuten. Kommen sie nicht, fallen sie automatisch heraus und der Platz geht an die nächste Gruppe.
  • Zeiten und Obergrenzen. Begrenzen Sie Anmeldungen auf die Öffnungszeiten, deckeln Sie die Zahl wartender Gruppen oder stoppen Sie neue Anmeldungen mit einem Tippen, wenn Sie voll sind.
  • Tägliches Zurücksetzen. Zum Feierabend leert sich die Warteschlange von selbst, und der nächste Tag beginnt sauber.

5. An Besucher ohne Smartphone denken

Nicht jeder scannt einen Code. Das Personal fügt Besucher mit einem Tippen hinzu und nennt ihnen ihre Nummer. Sie behalten ihren Platz in derselben Warteschlange wie alle anderen.

6. Besuchern sagen, was sie erwartet

Ein kurzes Schild neben dem Code erledigt das meiste: „Scannen und anstellen. Keine App nötig. Ihr Handy meldet sich, wenn Sie dran sind.“ In der Warteschlange sehen Besucher ihre Position und eine geschätzte Wartezeit, die sich danach richtet, wie schnell es zuletzt voranging. Zwei Gruppen vorher bekommen sie einen Hinweis.

7. Nach der ersten Woche auf die Zahlen schauen

Die Tagesstatistik zeigt, wie viele Gruppen sich angestellt haben und bedient wurden, Nichterscheinen, die durchschnittliche Wartezeit und Anmeldungen pro Stunde. Sie enthält nur Zahlen, keine personenbezogenen Daten, und lässt sich als CSV exportieren. Die Stoßzeiten zeigen Ihnen, wann Sie mehr Personal brauchen; viele Nichterscheinende sind ein Zeichen, die Warteschlange oder die Zeit zum Erscheinen zu verkürzen.

Wie es weitergeht

Jede Art von Betrieb hat ihre Eigenheiten. Sehen Sie, wie es funktioniert für eine Restaurant-Warteliste, Liegen an Strand und Pool, Einlass bei Events und Schalter, oder werfen Sie einen Blick auf die Preise: kein Abo, und Ticketpakete verfallen nicht.