Cách lập hàng chờ bằng mã QR, không cần ứng dụng
Đội ngũ QR Wait
Hàng chờ ảo thay hàng người đứng xếp bằng một số thứ tự trên điện thoại của khách. Thay vì đứng thành hàng, mọi người quét mã QR, giữ chỗ của mình và chờ ở bất cứ đâu họ muốn. Khi được gọi, trang trên điện thoại sẽ báo cho họ. Vì hàng chờ mở ngay trong trình duyệt của điện thoại, không có gì phải cài đặt và không cần tạo tài khoản.
Hướng dẫn này đi qua từng bước thiết lập từ đầu, cùng những quyết định nên đưa ra trước ngày đông khách đầu tiên.
Bạn cần gì
- Một điện thoại hoặc máy tính bảng có trình duyệt cho nhân viên
- Một tài khoản QR Wait; 250 lượt đầu tiên miễn phí
- Tùy chọn: một mã QR in sẵn để dán ở cửa hoặc trên tường
Không cần máy lấy số, màn hình hiển thị hay máy rung báo.
1. Chọn loại hàng chờ hợp với thứ bạn phân chia
Loại hàng chờ phù hợp tùy vào việc khách đang chờ gì:
- Số chỗ dành cho một nhóm chỗ như nhau, chẳng hạn ghế tắm nắng, ghế trên xe buýt hay suất trên tour thuyền. Bạn nhập số chỗ vừa trống và các nhóm tiếp theo được gọi.
- Bàn dành cho nhà hàng. Bạn nhập cỡ bàn vừa trống và nhóm đầu tiên đang chờ vừa bàn đó được gọi.
- Quầy dành cho một hàng chờ được nhiều quầy phục vụ. Mỗi nhân viên chạm "Gọi số tiếp theo" và khách biết mình cần đến quầy nào khi được gọi.
Hàng chờ dạng số chỗ và bàn cũng có thể chia thành khu vực, chẳng hạn trong nhà và ngoài trời. Khách chọn mọi khu vực họ chấp nhận, và hàng chờ của mỗi khu vực đi riêng.
2. Quyết định đặt mã QR ở đâu
Bạn có hai lựa chọn. Màn hình của nhân viên có thể hiển thị mã QR động thay đổi sau mỗi 15 đến 75 giây, mỗi mã có hiệu lực từ 1 đến 5 phút. Ảnh chụp màn hình chia sẻ trong nhóm chat sẽ nhanh chóng hết hạn, nên phải có mặt tại chỗ mới lấy số được. Bạn cũng có thể in một mã cố định để dán ở cửa hoặc trên tường, tiện khi không có ai đứng ở lối vào.
3. Giữ hàng chờ tại chỗ
Hàng chờ ảo chỉ công bằng khi không ai lấy số được từ nhà. Hãy bật kiểm tra vị trí để điện thoại phải ở gần hàng chờ. Điểm tham chiếu có thể là một vị trí cố định trên bản đồ hoặc vị trí trực tiếp của nhân viên, phù hợp khi nhân viên đi lại trên bãi biển hay trong khuôn viên.
4. Đặt quy tắc trước giờ cao điểm
Vài thiết lập giúp tránh tranh cãi về sau:
- Giới hạn số người mỗi nhóm. Một điện thoại, một chỗ trong hàng, kèm giới hạn số người tối đa mà chỗ đó tính cho.
- Thời hạn có mặt. Cho nhóm đã được gọi từ 3 đến 30 phút. Nếu họ không đến, họ tự động bị loại và chỗ được chuyển cho nhóm tiếp theo.
- Giờ mở và giới hạn. Chỉ nhận lấy số trong giờ mở cửa, giới hạn số nhóm đang chờ, hoặc tạm dừng nhận khách chỉ với một chạm khi đã kín chỗ.
- Đặt lại hằng ngày. Hàng chờ tự làm trống khi đóng cửa, để ngày mai bắt đầu lại từ đầu.
5. Tính đến người không có điện thoại thông minh
Không phải ai cũng quét mã. Nhân viên có thể thêm khách chỉ với một chạm và báo số thứ tự cho họ. Họ giữ chỗ trong cùng hàng chờ như mọi người.
6. Cho khách biết điều gì sẽ diễn ra
Một tấm biển nhỏ cạnh mã QR làm được phần lớn việc: "Quét để lấy số. Không cần ứng dụng. Điện thoại sẽ báo khi bạn được gọi." Sau khi vào hàng chờ, khách thấy vị trí của mình và thời gian chờ dự kiến dựa trên tốc độ hàng chờ đã đi, và được nhắc trước khi chỉ còn hai nhóm nữa.
7. Xem số liệu sau tuần đầu tiên
Thống kê theo ngày cho biết bao nhiêu nhóm đã lấy số và đã được phục vụ, số nhóm vắng mặt, thời gian chờ trung bình và lượng lấy số theo giờ. Thống kê chỉ gồm số đếm, không có dữ liệu cá nhân, và có thể xuất ra CSV. Giờ cao điểm cho bạn biết khi nào cần thêm người; số nhóm vắng mặt cao cho thấy bạn nên rút ngắn hàng chờ hoặc thời hạn có mặt.
Bước tiếp theo
Mỗi loại cơ sở có những chi tiết riêng. Xem cách hoạt động cho danh sách chờ nhà hàng, ghế tắm nắng ở bãi biển và hồ bơi, lối vào sự kiện và quầy dịch vụ, hoặc xem bảng giá: không thuê bao, và gói lượt không bao giờ hết hạn.