Een wachtrijsysteem met QR-code opzetten zonder app: stap voor stap
Een virtuele wachtrij vervangt de rij voor de deur door een nummer op de telefoon van de bezoeker. In plaats van in de rij te staan, scannen mensen een QR-code, nemen hun plek in en wachten waar ze willen. Zijn ze aan de beurt, dan laat de pagina op hun telefoon het weten. Omdat de wachtrij in de browser opent, hoeft niemand iets te installeren of een account aan te maken.
Deze gids laat zien hoe je er een vanaf nul opzet, en welke keuzes je het best vóór de eerste drukke dag maakt.
Wat je nodig hebt
- Een telefoon of tablet met een browser voor de medewerker
- Een QR Wait-account; de eerste 1000 tickets zijn gratis
- Eventueel een afgedrukte QR-code voor de deur of de muur
Een nummertjesautomaat, scherm of pieper komt er niet aan te pas.
1. Kies de soort wachtrij die past bij wat je uitgeeft
De juiste soort hangt af van waar bezoekers op wachten:
- Plekken is voor gelijkwaardige plekken, zoals ligbedden, stoelen in een bus of plaatsen op een boottocht. Je voert in hoeveel plekken er vrij zijn gekomen en de volgende groepen worden opgeroepen.
- Tafels is voor restaurants. Je voert in voor hoeveel personen de vrijgekomen tafel is en de eerste wachtende groep die past, wordt opgeroepen.
- Loketten is voor één rij die door meerdere loketten wordt geholpen. Elke medewerker tikt op "Volgende oproepen" en de bezoeker hoort bij de oproep naar welk loket hij moet.
Plekken en tafels kun je ook verdelen in gedeelten, zoals binnen en buiten. Bezoekers kiezen alle gedeelten die ze accepteren, en de wachtrij van elk gedeelte loopt apart.
2. Bepaal waar de QR-code komt
Je hebt twee opties. Het scherm van de medewerker kan een wisselende code tonen die elke 15 tot 75 seconden verandert, waarbij elke code 1 tot 5 minuten geldig is. Een screenshot in een groepsapp verloopt dus snel en mensen moeten echt ter plekke zijn om aan te sluiten. Je kunt ook een vaste code afdrukken voor de deur of de muur, handig als er niemand bij de ingang staat.
3. Houd de wachtrij lokaal
Een virtuele wachtrij is alleen eerlijk als mensen niet vanaf de bank thuis kunnen aansluiten. Zet de locatiecontrole aan, zodat de telefoon in de buurt van de wachtrij moet zijn. Het referentiepunt kan een vaste plek op de kaart zijn of de actuele locatie van de medewerker, ideaal als je personeel over het strand of het terrein loopt.
4. Leg de regels vast vóór de drukte
Een paar instellingen schelen later een hoop discussie:
- Maximale groepsgrootte. Eén telefoon, één plek, met een maximum aantal personen per plek.
- Maximale aankomsttijd. Geef opgeroepen groepen 3 tot 30 minuten. Komen ze niet, dan vallen ze automatisch af en gaat de plek naar de volgende groep.
- Tijden en limieten. Beperk aanmelden tot de openingstijden, stel een maximum aantal wachtende groepen in of pauzeer aanmelden met één tik als je vol zit.
- Dagelijkse reset. Bij sluitingstijd leegt de wachtrij zichzelf, zodat je morgen met een schone lei begint.
5. Denk aan mensen zonder smartphone
Niet iedereen scant een code. De medewerker voegt een bezoeker met één tik toe en vertelt hem zijn nummer. Hij houdt zijn plek in dezelfde wachtrij als iedereen.
6. Vertel bezoekers wat ze kunnen verwachten
Een kort bordje naast de code doet het meeste werk: "Scan om aan te sluiten. Geen app nodig. Je telefoon laat weten wanneer je aan de beurt bent." In de wachtrij zien bezoekers hun positie en een geschatte wachttijd op basis van hoe snel de rij de laatste tijd opschoot, en ze krijgen een seintje als er nog twee groepen voor ze zijn.
7. Bekijk de cijfers na de eerste week
De dagelijkse statistieken laten zien hoeveel groepen zich aansloten en geholpen werden, no-shows, de gemiddelde wachttijd en aanmeldingen per uur. Ze bevatten alleen aantallen, geen persoonsgegevens, en zijn te exporteren als CSV. De drukke uren vertellen je wanneer je extra mensen nodig hebt; veel no-shows betekent dat je de wachtrij of de aankomsttijd beter kunt inkorten.
Hoe nu verder
Elk soort locatie heeft zijn eigen details. Bekijk hoe het werkt voor een wachtlijst voor restaurants, ligbedden op strand en zwembad, toegang bij evenementen en loketten, of bekijk de prijzen: geen abonnement, en ticketpakketten verlopen nooit.