Mettre en place une file d'attente par QR code, sans appli

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Une file d'attente virtuelle remplace la queue physique par un numéro sur le téléphone du visiteur. Au lieu de rester debout les uns derrière les autres, les gens scannent un QR code, prennent leur place et attendent où ils veulent. Quand vient leur tour, la page ouverte sur leur téléphone les prévient. La file s'ouvre dans le navigateur : aucune appli à installer, aucun compte à créer.

Ce guide explique comment en mettre une en place de zéro, et quelles décisions prendre avant le premier jour d'affluence.

Ce qu'il vous faut

  • Un téléphone ou une tablette avec un navigateur pour l'agent
  • Un compte QR Wait ; les 1000 premiers tickets sont offerts
  • En option, un QR code imprimé pour la porte ou le mur

Pas besoin de borne à tickets, d'écran d'affichage ni de bipeur.

1. Choisir le type de file selon ce que vous attribuez

Le bon type dépend de ce que les visiteurs attendent :

  • Places convient à un ensemble de places interchangeables : transats, sièges de bus, places sur une excursion en bateau. Vous indiquez combien de places se sont libérées et les groupes suivants sont appelés.
  • Tables est pensé pour les restaurants. Vous indiquez la taille de la table qui vient de se libérer et le premier groupe en attente qui y tient est appelé.
  • Guichets sert pour une seule file servie par plusieurs guichets. Chaque agent touche « Appeler le suivant » et le visiteur apprend à quel guichet se rendre au moment de l'appel.

Places et tables peuvent aussi être réparties en zones, par exemple intérieur et terrasse. Les visiteurs choisissent toutes les zones qui leur conviennent, et la file de chaque zone avance indépendamment.

2. Décider où placer le QR code

Deux options s'offrent à vous. L'écran de l'agent peut afficher un code qui change toutes les 15 à 75 secondes, chaque code restant valable de 1 à 5 minutes. Une capture d'écran partagée dans un groupe expire vite : il faut être sur place pour s'inscrire. Vous pouvez aussi imprimer un code fixe pour une porte ou un mur, pratique quand personne ne se tient à l'entrée.

3. Garder la file sur place

Une file virtuelle n'est équitable que si personne ne peut s'inscrire depuis chez soi. Activez la vérification de position pour que le téléphone doive se trouver près de la file. Le point de référence peut être un endroit fixe sur la carte ou la position en direct de l'agent, idéal pour le personnel qui circule sur une plage ou dans un lieu.

4. Fixer les règles avant le rush

Quelques réglages évitent bien des discussions :

  • Taille maximale des groupes. Un téléphone, une place, avec une limite au nombre de personnes couvertes.
  • Délai pour se présenter. Laissez aux groupes appelés de 3 à 30 minutes. S'ils ne viennent pas, ils sont retirés automatiquement et la place passe au groupe suivant.
  • Horaires et plafonds. Limitez les inscriptions aux heures d'ouverture, plafonnez le nombre de groupes en attente ou suspendez les inscriptions en un geste quand vous êtes complet.
  • Remise à zéro quotidienne. La file se vide d'elle-même à la fermeture : le lendemain repart de zéro.

5. Prévoir les personnes sans smartphone

Tout le monde ne scannera pas un code. L'agent peut ajouter un visiteur en un geste et lui communiquer son numéro. Il garde sa place dans la même file que tout le monde.

6. Dire aux visiteurs à quoi s'attendre

Un petit panneau à côté du code fait l'essentiel du travail : « Scannez pour rejoindre la file. Sans appli. Votre téléphone vous préviendra quand ce sera votre tour. » Une fois inscrits, les visiteurs voient leur position et une estimation de l'attente basée sur la vitesse de la file, et ils sont prévenus quand il ne reste plus que deux groupes devant eux.

7. Regarder les chiffres après la première semaine

Les statistiques quotidiennes indiquent combien de groupes se sont inscrits et ont été servis, les absents, l'attente moyenne et les inscriptions heure par heure. Uniquement des chiffres, aucune donnée personnelle, exportables en CSV. Les heures de pointe vous disent quand renforcer l'équipe ; beaucoup d'absents vous invitent à raccourcir la file ou le délai pour se présenter.

Pour aller plus loin

Chaque type de lieu a ses particularités. Découvrez comment cela fonctionne pour une liste d'attente de restaurant, les transats de plage et de piscine, l'entrée d'un événement et les guichets, ou consultez les tarifs : pas d'abonnement, et les packs de tickets n'expirent jamais.